divitКогда в офисе больше десятка компьютеров, устного «этот ноутбук у Маши» уже недостаточно. Нужны простые документы, по которым видно, какая техника есть, где она находится и кто за неё отвечает. Разберём, какие бумаги действительно нужны для учёта ИТ-техники и как их подготовить без ручной работы.
Инвентаризационная ведомость оборудования
Это общий список техники компании. Обычно в нём есть:
- инвентарный номер;
- тип и модель устройства, серийный номер;
- сотрудник, за которым закреплено устройство, и его должность;
- место: кабинет, этаж, склад;
- дата проведения и подписи ответственных.
Ведомость удобно хранить и в бумажном виде с подписями, и в Excel — чтобы искать и фильтровать.
Акт закрепления техники за сотрудником
Отдельный документ на каждого сотрудника: перечень выданной ему техники с номерами и подпись о получении. Он нужен, чтобы при увольнении или переводе было понятно, что сотрудник должен сдать, и чтобы техника не «терялась» между отделами. Акты особенно полезны для ноутбуков и телефонов, которые сотрудники уносят домой.
Маркировка: наклейки с инвентарными номерами
Номер в документах должен совпадать с наклейкой на устройстве. Тогда следующая инвентаризация сводится к сверке: прошли по кабинетам, сверили номера, отметили изменения.
А как же форма ИНВ-1?
Унифицированная форма ИНВ-1 — это бухгалтерская инвентаризационная опись основных средств, её оформляет инвентаризационная комиссия по правилам бухгалтерского учёта. Документы, о которых мы говорим, — внутренний учёт ИТ-техники: они помогают навести порядок в оборудовании, закупках и обслуживании и хорошо дополняют бухгалтерскую инвентаризацию, но не заменяют её. Порядок оформления официальной описи уточните у своего бухгалтера.
Как подготовить документы за несколько минут
бесплатный инструмент инвентаризации формирует все три документа автоматически:
- добавьте технику — по фото шильдика или вручную;
- укажите, за кем закреплено каждое устройство;
- нажмите «Инвентаризационная ведомость», «Акты закрепления по сотрудникам» или «Наклейки с номерами» — откроется готовый для печати документ с названием вашей организации и датой;
- при необходимости скачайте Excel.
Пошаговый порядок обхода офиса — в статье «Как провести инвентаризацию компьютеров и оргтехники в офисе».
Что дальше
Список техники — хороший повод посмотреть на её состояние. Если компьютеры тормозят, а часть техники старше пяти лет, имеет смысл составить план модернизации: где хватит памяти и SSD, а что пора менять целиком. Мы делаем такую проверку при бесплатном ИТ-аудите, а новые компьютеры подбираем и собираем под задачи офиса — см. сборку и продажу компьютеров.
Попробуйте прямо сейчас: инвентаризация техники по фото шильдика — бесплатно для любой компании, даже если вы не наш клиент, без регистрации и договора. Список хранится в вашем браузере, Excel и бланки — в один клик.
Частые вопросы
Обязательна ли форма ИНВ-1 для оргтехники? ИНВ-1 — бухгалтерская опись основных средств, её оформляет комиссия по правилам бухучёта; ведомость и акт закрепления ИТ-техники её не заменяют, а дополняют. Порядок уточните у бухгалтера.
Нужно ли подписывать акт закрепления с каждым сотрудником? Это удобно: так видно, кто отвечает за технику, и проще при увольнении. Подробности — в разделе об акте выше.
Где взять готовые бланки? В бесплатном инструменте бланки формируются из списка техники. Если нужна помощь с процессом целиком — ИТ-аутсорсинг в Москве.