divitИнвентаризация ИТ-техники — это не только требование бухгалтерии. Без неё невозможно планировать закупки, быстро находить оборудование при увольнении сотрудника и понимать, сколько стоит поддерживать парк компьютеров. Ниже — порядок, по которому её можно провести за один рабочий день даже без системного администратора.
Шаг 1. Определите, что считаем
Составьте перечень типов: системные блоки и моноблоки, ноутбуки, мониторы, принтеры и МФУ, ИБП, сетевое оборудование (роутеры, коммутаторы, точки Wi‑Fi), серверы, телефоны, проекторы. Решите, учитываете ли мелочь — клавиатуры, мыши, гарнитуры. Обычно их не считают поштучно.
Шаг 2. Подготовьтесь
- Возьмите список сотрудников с должностями и кабинетами — пригодится, чтобы сразу закреплять технику.
- Предупредите коллег, что вы пройдёте по рабочим местам: понадобится доступ к наклейкам на корпусах.
- Откройте бесплатный инструмент инвентаризации на телефоне — он заменит бумажный журнал и Excel.
Шаг 3. Пройдите по кабинетам
У каждого устройства найдите шильдик — заводскую наклейку с моделью и серийным номером. У системных блоков она обычно сбоку или сзади, у ноутбуков — снизу, у принтеров — сзади или под крышкой. Сфотографируйте её: модель и серийный номер заполнятся автоматически. Если наклейки нет или она стёрлась — внесите данные вручную.
Сразу укажите, за кем закреплено устройство, и место: кабинет, этаж, склад. Инвентарный номер присвоится сам.
Шаг 4. Промаркируйте технику
Распечатайте наклейки с инвентарными номерами (лист A4, 24 наклейки) и наклейте их на устройства. Через год при следующей инвентаризации достаточно будет сверить номера.
Шаг 5. Оформите документы
- Инвентаризационная ведомость — общий список техники с номерами, моделями и ответственными.
- Акты закрепления — по одному на каждого сотрудника, с перечнем выданной ему техники и местом для подписи.
- Excel-файл — для бухгалтерии и руководителя.
Все три документа формируются инструментом автоматически. Подробнее о документах — в статье «Инвентаризационная ведомость и акт закрепления техники».
Шаг 6. Сделайте выводы
Когда список готов, посмотрите на него глазами руководителя: сколько компьютеров старше пяти лет, где одна и та же модель принтера (картриджи можно закупать оптом), у кого два монитора, а у кого ни одного. Это готовая основа для плана закупок.
Частые ошибки
- Не закреплять технику за сотрудниками — тогда при увольнении невозможно понять, что он должен сдать.
- Вести список в нескольких местах — через месяц они расходятся.
- Не обновлять учёт при выдаче и списании техники. Проще всего завести правило: любое перемещение — сразу в список.
Когда стоит позвать специалиста
Если нужно понять не только количество, но и состояние техники — износ дисков, перегрев, нехватку памяти, устаревшую Windows, — это задача для системного администратора. Мы проверяем каждый компьютер за один визит и даём таблицу с рекомендациями. Это часть абонентского обслуживания и бесплатного ИТ-аудита.
Попробуйте прямо сейчас: инвентаризация техники по фото шильдика — бесплатно для любой компании, даже если вы не наш клиент, без регистрации и договора. Список хранится в вашем браузере, Excel и бланки — в один клик.
Частые вопросы
Сколько времени занимает инвентаризация офиса? Для небольшого офиса — обычно один рабочий день, если заранее подготовить список кабинетов и наклейки.
Нужна ли для инвентаризации специальная программа? Не обязательно: хватит бесплатного инструмента на сайте — он работает без регистрации и договора, список хранится в вашем браузере, выгрузка в Excel — в один клик.
Кто может провести инвентаризацию, если нет ИТ-специалиста? Её можно сделать силами офис-менеджера по шагам из статьи, а при необходимости помогут инженеры в рамках ИТ-аутсорсинга в Москве.