divitКоротко: чтобы добавить сотрудника в 1С, зайдите под администратором, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, создайте пользователя, разрешите вход в программу и выдайте профиль прав (например, «Бухгалтер»). Уволенного не удаляйте, а снимите галочку «Вход в программу разрешён».
У каждого сотрудника должен быть свой пользователь в 1С: так видно, кто создал или изменил документ, и можно ограничить доступ к лишним разделам. Работать всей бухгалтерией под одним «Администратором» — небезопасно.
Создать пользователя
- Зайдите в 1С под пользователем с правами администратора.
- Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
- Нажмите «Создать» и заполните «Полное имя» (ФИО сотрудника).
- Отметьте «Вход в программу разрешён» и «Аутентификация 1С:Предприятия». Укажите имя для входа и пароль — сотрудник сможет сменить его при первом входе.
- Нажмите «Записать».
Выдать права
На странице пользователя нажмите «Права доступа» и отметьте подходящие профили: например, «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кассир», «Менеджер по продажам». Профиль «Администратор» давайте только тем, кто отвечает за программу. Нажмите «Записать».
Если нужных профилей нет или требуется ограничить доступ по организациям, это настраивает администратор 1С.
Вход через учётную запись Windows
Если в офисе есть домен, можно включить «Аутентификацию операционной системы» и выбрать пользователя Windows — тогда сотрудник будет входить в 1С без отдельного пароля.
Если сотрудник уволился
Не удаляйте пользователя — в документах сохранится информация о том, кто их создавал. Откройте его карточку и снимите галочку «Вход в программу разрешён». Доступ закроется сразу.
Про лицензии
Количество пользователей, которые одновременно работают в 1С, ограничено лицензиями. Если при входе появляется ошибка «не обнаружена лицензия», значит, все лицензии заняты — нужно докупить их или проверить, не «зависли» ли сеансы ушедших пользователей.
Частые вопросы
Можно ли удалить уволенного пользователя из 1С? Не стоит: в документах сохраняется информация о том, кто их создавал. Откройте карточку пользователя и снимите галочку «Вход в программу разрешён» — доступ закроется сразу.
Какой профиль прав выдать бухгалтеру? Подходят профили «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кассир», «Менеджер по продажам» — по должности. Профиль «Администратор» давайте только тем, кто отвечает за программу.
Что делать, если при входе пишет, что нет лицензии? Значит, все лицензии заняты. Докупите их или проверьте, не остались ли «зависшие» сеансы ушедших пользователей.
Права пользователей и лицензии 1С удобнее вести централизованно. Если в офисе нет своего администратора, поможет программист 1С в составе ИТ-аутсорсинга в Москве.